Que la informática está integrada en la vida diaria de las empresas es una realidad. Las herramientas informáticas aumentan la eficacia y la productividad, reducen el tiempo de ejecución de muchas tareas y es un instrumento de dirección. Pero, ¿qué programas informáticos son imprescindibles para cualquier empresa? Te vamos a hablar de ello.
Aunque la informática está presente en la actividad económica de una manera notable desde hace más de 40 años, lo cierto es que aún estamos inmersos en un proceso de digitalización. El periódico El Español afirma que el 40% de las Pymes españolas siguen sin digitalizarse. Esta es la razón por la cual el gobierno destina una partida de los fondos provenientes de la Unión Europea en subvencionar las acciones de digitalización de las empresas por medio del Kit Digital. Esta, también, es la causa por la cual, este programa de subvenciones ha tenido tanto éxito. 460.000 empresas se han beneficiado de estas ayudas públicas en los últimos dos años.
Informatizar una empresa no es una opción, es una necesidad. Las empresas están en competencia entre sí y con corporaciones empresariales altamente tecnificadas. Si para prestar sus servicios una empresa necesita el triple de tiempo y de recursos humanos que la competencia, sus precios y costes serán mayores y con el tiempo quedará fuera del mercado.
Por esta razón, las empresas incorporan software y hardware (equipos informáticos) en su actividad. Ahora bien, como nos dicen los desarrolladores informáticos de Micrologic, una empresa informática de Olot (Girona), que lleva desde 1988 creando programas informáticos para empresas, cuando una empresa decide incorporar herramientas informáticas nuevas suele enfrenarse a dos problemas: el primero, adaptar esos programas al funcionamiento normal de la empresa, ya que los programas son genéricos; y segundo, formar a los trabajadores para que los utilicen correctamente.
De la inmensa cantidad de programas informáticos para empresas que existen, algunos específicos para sectores concretos, estos son, digamos, algunos de los indispensables:
Programas de facturación y contabilidad.
Los programas informáticos de contabilidad son unos de los primeros que se empezaron a utilizar en las empresas. Lógicamente, como llevan tanto tiempo usándose, se han perfeccionado. En la actualidad existen software que automatizan gran parte de las tareas contables y que almacenan los datos en la nube, sin necesidad de ocupar discos duros en las oficinas.
Todas las empresas legalizadas como sociedades mercantiles (S.L.; S.A.; cooperativas, Comunidad de Bienes, etc.) están obligadas a disponer de un plan de contabilidad, cuyas normas de funcionamiento están establecidas por el gobierno. Todo esto sin olvidar que la contabilidad es un valioso instrumento de dirección y un indicador de la salud económica de una empresa.
Hoy en día, los programas de contabilidad no solo permiten registrar la actividad económica de la empresa, sino que crean facturas, albaranes, pedidos, presupuestos, etc. Todo esto, de una forma sencilla de manejar y con una eficiencia impecable.
E.R.P.
E.R.P., (en inglés Enterprise Resource Planning) es un planificador de recursos de la empresa. Uno de los programas más utilizados por las empresas de todo el mundo. Se trata de un software complejo e integrado que permite realizar diferentes tareas al mismo tiempo.
Este programa abarca áreas como la logística, las finanzas, las compras y ventas, la contabilidad, la gestión de recursos humanos, etc. Recoge la información de las acciones que se realizan en la empresa y la incorpora automáticamente a los diferentes ámbitos. Por ejemplo, si la empresa recibe un pedido de uno de sus proveedores, el programa lo integra en la gestión de almacén, en la hoja de control de gastos y en los libros de contabilidad.
Este programa elabora informes automáticamente que se puede consultar en cualquier momento y presenta resúmenes de datos en diferentes formatos: tablas, diagramas, gráficos, que facilitan la toma de decisiones en la empresa.
Existe E.R.P. específicos según el sector económico al que se dedica la empresa: industria, comercio, hostelería, etc. También se trata de un tipo de software personalizable, que se puede adaptar a las particularidades de cada empresa.
C.R.M.
C.R.M., que significa “Customer Relationship Management” es una herramienta de marketing que permite llevar un control efectivo de los clientes y contactos de una empresa.
Algunos economistas dicen que el recurso más valioso de una empresa es su cartera de clientes. Llevar un registro de clientes potenciales y reales, recogiendo sus características (edad, sexo, dirección), su historial de compras respecto a la empresa y la forma de contactar con ellos es bastante útil para prestarles un servicio personalizado y proponerles ofertas comerciales que se adapten a sus gustos y necesidades.
Los C.R.M. facilitan establecer relaciones duraderas con clientes y contactos que ayudan a fidelizarlos, creando una comunidad en torno a la empresa que representa un suelo económico y una solidez de la compañía.
Estos programas deben adaptarse a las leyes de protección de datos y con frecuencia son difíciles de manejar. Por lo que los trabajadores que los usen deben recibir una formación específica para utilizarlos.
Por otro lado, podemos decir que los C.R.M. que se utilizan actualmente, incluyen una gran variedad de funciones, lo que le permite a la empresa fragmentar su base de contactos en función de diferentes criterios como la ubicación geográfica, intervalos de edad, nivel de relación con la empresa, etc. Pudiendo diseñar diferentes estrategias de marketing y utilizar con eficiencia la base de contactos, obteniendo unos mejores resultados.
Call Center.
Los Call Center son programas de gestión de llamadas y comunicaciones. Actúan como filtro y como un distribuidor, enviando las llamadas y mensajes al departamento correspondiente, ahorrando tiempo en la empresa y prestando un mejor servicio al cliente. Digamos que son como centralitas, solo que gestionadas por un ordenador.
Dice el blog Factor Libre que las llamadas son el mayor ladrón de tiempo para los trabajadores de una empresa. Una llamada telefónica aparta al trabajador de la tarea que estaba realizando, le desconcentra y ocupa unos minutos valiosos de su tiempo.
Para aumentar la productividad en la empresa, disponer de un programa de este tipo es un recurso valioso. En la actualidad, estos software se están abriendo a otros canales de comunicación, más allá de las simples llamadas telefónicas. Como los mensajes por WhatsApp, el correo electrónico, los chats de la web de la empresa, etc.
Estos programas pueden incluir determinadas funciones como formularios de contacto, los menús por voz u online o los chats box de I.A. que se traducen en un mejor servicio al cliente, ya que lo ponen en contacto con la persona que puede atenderle sin tener que dar vueltas y con una mayor rapidez.
T.P.V.
Para las empresas que realizan una actividad comercial cara al público, sustituir las tradicionales cajas registradoras por ordenadores T.P.V. (Terminal de Punto de Venta) es el signo de nuestro tiempo. A pesar de ello, no son pocas las tiendas y comercios que se resisten a hacer este cambio.
Un T.P.V. no solo te permite cobrar con más rapidez, basta con que pases el artículo por un lector digital de código de barras o con que marques su código para saber su precio, sino que lleva un control del inventario de la tienda, permite hacer pedidos, comunicarte por mensaje interno con almacén y conocer la facturación del día sin necesidad de hacer un pre-arqueo.
Estos programas se están adaptando a las diferentes variantes que se dan a la actualidad. Así, por ejemplo, en los restaurantes, los comanderos electrónicos que utilizan los camareros para tomar nota a los comensales están conectados con el T.P.V. central que se maneja desde la barra y con una impresora que hay en cocina que imprime las comandas. Reduciendo, de esta manera, la posibilidad de malos entendidos y malas interpretaciones que pueden dar lugar a que a un cliente se le sirva un plato que no ha pedido o que se le cobre de más.
Incluso, en el comercio online se han desarrollado T.P.V. que permite a la empresa llevar un control de las ventas desde un portal personalizado
Control de horarios.
Desde el 2019 es obligatorio que todas las empresas en España lleven un registro de la hora de entrada y salida de sus trabajadores de su puesto de trabajo. El Decreto que aprobó esta medida obliga a las empresas a llevar un informe actualizado trabajador por trabajador que deberá ser entregado a Inspección de Trabajo cada vez que se solicite.
Esta resolución ha propiciado que se desarrollen programas informáticos y aplicaciones para fichar. Algunas de ellas permiten al trabajador fichar por el móvil, lo cual resulta bastante útil para trabajadores que se mueven de un centro a otro de trabajo o que teletrabajan desde casa.
Aunque un trabajador trabaje todos los días en el mismo lugar físico, esta herramienta le resulta provechosa para la empresa, puesto que emite el registro de control de la jornada laboral de forma automática y le ayuda a la empresa a controlar el absentismo en tiempo real.
Existen muchísimos más programas informáticos para las empresas, pero digamos que los que hemos visto son algunos de los indispensables.
